マイナンバーの氏名変更手続きをわかりやすく解説
マイナンバーカードと言っても、紙ベースのマイナンバー通知カードのことなのか、プラスチックのマイナンバーカードのことなのか、分からない方も多いのではありませんか？
通知カードはマイナンバーカードではなく、マイナンバーカードを作るまえの段階の紙のカードなんです。
マイナンバーカードを申請すれば、マイナンバーカードの受け取り時に「手元に持っている通知カード」と交換という流れなんですよ。
それを前提として、説明を進めていきます。
さて、マイナンバーカードや通知カードを持っている人が、結婚したり、離婚したり、養子縁組、養子離縁など、その他の理由で氏名の変更をした時は、マイナンバーの氏名変更手続きを必要とします。
ここでは、マイナンバーの氏名変更について、通知カードとマイナンバーカードに分けて説明していきます。
通知カード(紙ベースのカード)の氏名変更手続き
氏名変更がされたら、通知カードを市役所へ持って行き、カード裏面の追記欄に新しい氏名を記入してもらいます。
紙ベースのカードなので、データ書き換えも不要ですし、暗証番号もありません。
市役所職員が、新しい氏名を記入したうえで、末尾に公印を押してもらって手続きは、終了です。
追記欄には、市役所職員が記入するので、個人で書かないようにして下さいね。
(末尾に公印も必要ですし。)
この手続きは、「通知カード表面記載事項変更」といいますが、氏名変更した後、特に手続き期限は設けられていません。
でも、「通知カードのコピーを会社へ提出しなければ、ならない時」
「金融機関や保険、年金手続きで、通知カードのコピーが求められる場合」
などには、最新の情報の方が良いので、早めに手続きを行っておいたほうが無難ですね。
ちなみに、法律上は、通知カードは最新情報にしておく義務が、あります。
※手続きを放置しておいてもカードが失効することはありませんが。
ちなみに、氏名変更した時でも、通知カードと一緒に付いている「マイナンバーカード申請用紙」も有効に使えます。
でも、自治体からの指導では、「氏名変更すれば、新しい申請用紙で申請が必要です」との事かもしれません。
確かに原則は、「マイナンバーカードを申請する時は、氏名変更後である最新情報の載った、新しい申請書を受け取る」ことになっています。
マイナンバーカードを取得したいなら、氏名変更手続きのついでに新しい申請用紙を受け取っておくとスムーズですが、色々な事情で受け取れないときってありますよね？
そんなときは、旧氏名の古い情報の記載された申請書でも、マイナンバーカード申請は可能となっているんですよ。
マイナンバーカード(写真付きプラスチックのカード)の氏名変更手続き
通知カードと同じく、マイナンバーカードを持っている人が、結婚したり、離婚など、何らかの届を提出し、氏名変更をした時は、市役所で手続きが必要となります。
マイナンバーカード情報の氏名変更の手続きは、「券面記載事項変更届」によって行います。
マイナンバーカードの追記欄に新たな氏名を記載し、カード内部の情報を更新する手続きとなります。
氏名変更の情報の書き換えを行わなくても、マイナンバーカード自体が失効するわけではないので、券面記載事項変更届を出さないまま放置される人もいますが、常にマイナンバーカードは、最新の情報にしておいたほうが無難です。
というのも、マイナンバーカードは、本人確認書類ともなるカードなので、最新の情報に書き換わっていないと、基本的には身分証明書として利用できないからです。
(ちなみに、コンビニ交付は、カードが最新情報になっていなくても、最新情報の証明書が発行できます→旧姓で発行される事はありません)
最新の情報に変わってないことが市役所職員にて判明すると、住所地の市役所であれば、そのまま、券面記載事項変更届を提出されるように促されます。
通常は、婚姻届や離婚届など氏名変更がされる手続きをする時に、マイナンバーカードも一緒に持参すれば、カード情報を新しいものに変更してもらえます。
でも、その時に持参し忘れた場合は、後日でも良いので忘れないうちに、住所地の市役所で手続きを済ませておいて下さいね。
特別の事情がなければ、マイナンバーカードは最新の情報にしておきましょう。
(※法律上は、最新情報にしておく義務があります)
代理人に氏名変更の手続きをしてもらうには？
マイナンバーカードや通知カードの書き換えが必要になった時、代理人に手続きをしてもらう方法を説明します。
氏名変更も、「同一世帯の代理人」か、「世帯が別の代理人」かで手続きが変わってくるのです。
ここでは、通知カードとマイナンバーカード、また、同一世帯、別世帯の代理人に分けて進めていきます。
通知カードの場合
同一世帯の代理人の場合
氏名が変更した本人の通知カードを代理人に渡す。
↓
代理人が、本人の通知カードを市役所に持参する。
これだけに、なります。
本人と同一世帯なので、委任状も必要ありませんし、本人の本人確認書類(運転免許証などの身分証明書)なども不要です。
ただ、代理人の確認は求められますので、代理人の本人確認書類は持参して下さいね。
別世帯の代理人の場合
「氏名変更した本人の通知カードを代理人が預かる」、また、「代理人自身の本人確認書類」が必要なことはもちろん、「本人が作成した委任状を持参」しなければなりません。
委任状は、特に決まった様式はないので、自身で作成しても良いし、市役所のホームページからでも委任状様式をダウンロードできます。
そして、氏名変更した本人が委任状を自筆で記載し、それを代理人が持っていけば、通知カードの氏名変更の手続きが出来るというわけです。
あとは、代理人自身の認印(シャチハタ以外)を持っていけば、良いですよ。
（委任状記載例）
マイナンバーカードの場合
同一世帯の代理人の場合
氏名が変更した本人のマイナンバーカードを代理人に渡す。
↓
代理人が、本人のマイナンバーカードを市役所に持参する。
と、いうところまでは、通知カードと同じですが、市役所のPC端末で代理人が直接、4桁の暗証番号を入力する必要があります。
なので、あらかじめ、代理人は、本人から4桁の暗証番号を聞いておく必要があるというわけです。
4桁の暗証番号は、「住民基本台帳用」「券面記載事項変更用」の２つです。
(※同じ暗証番号にされている人が、ほとんどです。)
本人の暗証番号が無事入力出来たら、マイナンバーカードの氏名変更の手続きは、完了です。
マイナンバーカードが返却されたら、カードの追記欄に、新しい名前が書いてあるかどうかを確認しておきましょう。
別世帯の代理人の場合
別世帯の代理人が、本人の代わりに、マイナンバーカードの氏名変更をするのは、少し面倒です。
というのも、代理人では即日の手続きは無理だからです。
まず、氏名変更した本人から、「マイナンバーカードの券面記載事項変更の委任状」と「マイナンバーカード」を預かります。
そして、代理人が委任状とマイナンバーカードを市役所に持参すると、一旦、受付ができるんですね。
(※代理人の身分証明書や印鑑も忘れずに！)
受付されると市役所から回答書という文書が、氏名変更した本人宛に、簡易書留で郵送される事になるので、1日～2日文書が届けられるのを待ちます。
回答書が本人宅に届いたら、本人自らが、回答書の必要事項を記載し、署名、押印して下さい。
（回答書様式）
※自治体によって様式が異なる場合があります。
回答書には暗証番号記入欄もあるので、本人が自身の暗証番号を記載し、その上から代理人に知られないように、目隠しシールを貼りましょう。
(※別世帯の代理人には、暗証番号を教えてはいけない事になっています。)
目隠シールは、市役所から送られてくる封筒に同封しています。
最後に、完成した回答書を代理人に手渡し、それを代理人が市役所に持って行くと、マイナンバーカードの氏名変更が出来る。
という流れになります。
市役所へ回答書を持っていけば、専用端末機で本人の暗証番号の入力が求められますが、暗証番号は、全て市役所職員が入力することになりますので、代理人での入力は不要です。
ちなみに、マイナンバーカードの記載事項が変更されると、署名用電子証明(6桁以上の暗証番号)が失効しますので、再度、電子証明を発行しようと思うと、同じ手続き（回答書方式）を踏むことになるんです。
(※署名用電子証明とはe-taxを利用する時、インターネットバンキングなどを利用する時に、必要な暗証番号です。)
署名用電子証明書の発行も別世帯主の代理人に依頼すると考えているなら、氏名変更手続きの回答書と一緒に送付してもらった方がスムーズです。
なので、署名用電子証明も必要なら、氏名変更の受付時に、同時に手続きしたい事を市役所職員に伝えるようにした方が良いですよ。
代理人が本人のマイナンバーカード氏名変更をする時の委任状例を挙げておきます。
※署名用電子証明書の発行も同時に申請受付してもらうとスムーズです。
以上となりますが、上記のように、別世帯の代理人が代わって手続きをするのは、大変なんです。
まとめ
婚姻や離婚など氏名が変更することになったら、マイナンバーカードまたは通知カードの変更手続きも必要です。
氏名を変更する手続きと一緒にマイナンバーカードまたは通知カードも持参するとよいでしょう。
手続き期限は、速やかにすることが義務として求められていますが、放置しておいてもカードの効果が失効することはありません。
ただ、他の手続きで支障がでてくることも多いので、忘れずにカードの氏名変更の手続きは済ませておきましょう。
代理人がマイナンバーの氏名変更の手続きをする場合、同一世帯か別世帯かで手間が大きく変わります。
別世帯の代理人がマイナンバーカードの氏名変更する場合は、回答書方式となり、かなりの手間がかかるので、やむを得ない場合を除いて本人が直接、市役所へ行くことをおススメします。